UX-Prozesse aufbauen – Ein Erfahrungsbericht aus dem UX/UI-Team von BREDEX

Warum ist die Integration eines UX-Prozesses in ein Projekt wichtig?

Ein definierter UX–Prozess bietet klare Strukturen bei der Zusammenarbeit zwischen UX Design, Entwicklungsteam und Kunde. Dies ist besonders in der Anfangsphase eines Projektes wichtig, wenn sich die Zusammenarbeit noch nicht eingespielt hat. Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten der Rollen sind zu Beginn häufig unklar und es muss ein Ablauf für die Zusammenarbeit gefunden werden. Außerdem helfen definierte Prozesse neuen Teammitgliedern dabei, sich schneller einzuarbeiten. Im Idealfall ist UX Design direkt von Beginn an in ein Projekt eingebunden und baut einen UX–Prozess auf, der mit einem Softwareentwicklungsprozess, beispielsweise nach dem Scrum–Framework, in Einklang steht.

Bei dem Aufbau von UX-Prozessen und der Etablierung von UX-Methoden im Projekt sind ein paar grundlegende Aspekte wichtig:

1. Ein offenes Mindset mitbringen

 Nicht alle Teammitglieder sind mit dem Aufgabenbereich des UX Designs vertraut. Manche Teams haben noch nie mit UX Professionals zusammengearbeitet und bei Bedarf Designkonzepte bisher selbst entwickelt. Jedes Projekt ist anders und bringt individuelle Herausforderungen mit sich. In jedem Fall sollten die Teammitglieder eine offene Haltung gegenüber dem Einsatz von UX-Methoden und -Prozessen mitbringen. Außerdem sollten zu Beginn Rollenverständnisse und Arbeitsabläufe gemeinsam besprochen werden.

→ Wir empfehlen zu Projektbeginn einen Workshop durchzuführen, in dem das Team seine Rollen, Arbeitsabläufe und Aufgaben definiert.

2. Die Erwartungshaltung erfragen  

Es ist sinnvoll, zu Beginn nach Bedenken und Wünschen hinsichtlich der Zusammenarbeit zwischen UX Professional und Entwicklungsteam zu fragen. Die Erwartungshaltung der Teammitglieder und ihren Wissensstand über UX Design zu kennen hilft, frühzeitig nötige Informationen bereit zu stellen und mögliche Konflikte aus dem Weg zu räumen.

→ Wir empfehlen zu Projektbeginn die Erwartungshaltungen, Bedenken und Wünsche zu erfragen, zu dokumentieren und nötige Maßnahmen abzuleiten. Dies kann innerhalb eines Rollenworkshops erfolgen.

3. Transparenz und Verständnis schaffen  

Die Teammitglieder und Kunden bringen oft unterschiedliche Wissensstände zu UX Design mit. Es ist daher für den UX Professional wichtig, das eigene Vorhaben zu erläutern sowie bei dem Aufbau eines UX-Prozesses frühzeitig zu fragen, ob dieser verstanden wurde und zum Entwicklungsprozess passt. Ein gemeinsames Verständnis über den Prozess sichert die Akzeptanz beim Kunden und im Team.

→ Wir empfehlen, den Kunden und das Projektteam regelmäßig über Methoden und Artefakte des UX Designs aufzuklären, damit das Wissen verinnerlicht wird. Die dafür verwendeten Dokumente sollten allen Beteiligten zum Nachlesen zur Verfügung gestellt werden.

4. Methoden schrittweise einführen  

Menschen reagieren unterschiedlich auf eine Zusammenarbeit mit UX Professionals. Es fördert die Akzeptanz, UX-Methoden schrittweise einzuführen. Dadurch verstehen die Teammitglieder Hintergründe und Zusammenhänge besser. Generell braucht es eine Weile, bis Methoden akzeptiert werden und sie sich im Team langfristig etablieren.

→ Wir empfehlen vor der Durchführung einer Methode, sie dem Team und dem Kunden verständlich zu erklären. Es hat sich dafür als hilfreich erwiesen, die Personen bei der Durchführung von Methoden zuschauen oder teilnehmen zu lassen.

5. Prozesse visualisieren  

Visualisierungen helfen dem Projektteam beim Verstehen. Eine Grafik des Prozesses kann Zusammenhänge aufzeigen und ist ein Medium, um besser über den Ablauf diskutieren zu können. Die einzelnen UX-Methoden können dabei den verschiedenen Phasen im Prozess zugeordnet werden.

→ Wir empfehlen eine Grafik des Prozesses mit allen wichtigen Schritten zu erstellen. Sie sollte für die Dokumentation im Projekt abgelegt und aktuell gehalten werden. Die Grafik lässt sich ebenfalls als Grundlage für die Übertragung des Prozesses in ein Tool verwenden.

6. Prozesse in Tools verankern

 Die Nutzung von interaktiven Tools kann Transparenz im Team ermöglichen und die Kommunikation verbessern. UX-Prozesse können in einem solchen Tool aufgebaut werden, um im Alltag besser Anwendung zu finden. Im Team sollte gemeinsam diskutiert werden, wie die Prozessschritte dort am besten abgebildet werden können.

→ Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, UX-Designtickets auf einem Kanban-Board zu verwalten. Ein eigenes Board für UX Design ermöglicht die Transparenz der Aufgaben im Team. An dieses Kanban-Board lässt sich gegebenenfalls ein Scrum-Board für das Entwicklungsteam anschließen.

7. Komplexität vermeiden

Der Umfang des Prozesses muss der Projektart, dem Zeitrahmen und Budget, der Teamgröße sowie dem fachlichen Thema angemessen sein. Kleine Applikationen mit einem entsprechenden Entwicklungsteam können ihren Prozess beispielsweise einfach halten. Gute Grundstrukturen für UX Design sollten jedoch in Projekten jeden Umfangs vorhanden sein.

→ Wir empfehlen generell, die Anzahl der Spalten im Kanban-Board für UX Design auf ein Minimum zu reduzieren, um den Prozess nicht unnötig zu verkomplizieren.

8. Prozesse und Methoden stetig anpassen  

Sobald der Prozess mehrmals durchlaufen wurde, werden Aspekte sichtbar, die für eine Verbesserung angepasst werden können. Allerdings sollten entsprechende Änderungen erst dann vorgenommen werden, wenn der Ablauf und die Auswirkungen von einzelnen Schritten auf den gesamten Prozess von allen Personen verstanden wurde.   

→ Wir empfehlen Retrospektiven zu nutzen, um regelmäßig den Prozess zu evaluieren und Verbesserungspotential aufzudecken.

Welche Prozess-Modelle eignen sich als Grundlage?

Es gibt für UX–Designprozesse eine Menge verschiedener Modelle, wie zum Beispiel den Menschzentrierten Gestaltungsprozess, Double Diamond oder Dual Track, an denen sich orientiert werden kann. Es hilft, grundlegende Modelle zu kennen und Recherche zu betreiben, wie andere Projektteams ihre UX–Prozesse aufbauen und mit Entwicklungsteams zusammenarbeiten. Wichtig ist, dass das ausgewählte Modell für das jeweilige Projekt funktioniert. Standardisierte Prozessmodelle bieten zwar eine gute Grundlage, die aber immer individualisiert werden muss.