Hinweisgeberschutz

1. Hinweisgeber-FAQ 

Dieses FAQ dient zur Klärung aller offenen Fragen bezüglich Hinweisgeberschutz bei der BREDEX.  

Welche Ziele hat das Hinweismanagement in meiner Firma?

Neben den gesetzlichen Vorgaben gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient das Hinweismanagement zum Schutz der Hinweisgeber. Diese sollen direkt über den Hinweiskanal die sichere Möglichkeit besitzen Hinweise abzugeben. Damit soll das Unternehmen nachhaltig verbessert werden und Schwachstellen abgestellt werden. 
Wichtig ist dabei, dass die Hinweise vertraulich behandelt werden und diese Meldungen professionell von den Meldestellenbeauftragten bearbeitet werden. 

Wer kann ein Hinweisgeber sein?

Ein Hinweisgeber kann jede Person sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Das kann beispielsweise Arbeitnehmer, Auszubildende, Kunden, Lieferanten, Praktikanten oder Aufsichtsratsmitglieder sein.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Sämtliche Verstöße gegen Unionsvorschriften sowie Verstöße gegen nationale Vorschriften, wie Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten und Gesetzesverstöße (bspw. Produktsicherheit, Umweltschutz, Vorgaben zur Lebensmittel- und Futtersicherheit, Geldwäsche, Bestechung, Veruntreuung von Geldern, Kartellrechtsverstöße, Audits und interne Finanzkontrollen).

Welche Grundsätze werden bei der Bearbeitung des Hinweises berücksichtigt?

Wir verpflichten uns bei der Bearbeitung der Meldung zur Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und Schutz des Hinweisgebers. Dieses Vorgehen erstreckt sich über den gesamten Verlauf des Meldungsprozesses. 
An oberster Stelle bei Bearbeitung der Hinweise steht die Vertraulichkeit. Dafür ist der interne Meldekanal nur von maximal 2 Personen besetzt, um eine durchgehende Bearbeitung und eine Vertretung bei Abwesenheiten zu gewährleisten. Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind in der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und haben die nötige Fachkunde, um mit den Hinweisen vertraulich und professionell umzugehen. 
Neben der Vertraulichkeit soll auch eine nachteilige Behandlung von Hinweisgebern in Form von Repressalien verhindert werden. Wir verpflichten uns diesen Meldekanal dauerhaft zu verbessern und auf Optimierung der Arbeitsprozesse ständig zu kontrollieren.

Wie können Hinweise gemeldet werden?

Es gibt die Möglichkeit sich an die interne und externe Meldestelle zu wenden. Die hinweisgebenden Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Denn interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.

Wie kann ich einen Hinweis an eine interne Meldestelle melden und was passiert danach?

Die interne Meldung erfolgt mithilfe einer IT-gestützten Lösung über eine Zugangs-URL, die Sie auf der Website “Bredex.de” unter Hinweisgeberschutz finden. Dort können Sie das aufgeführte Formular ausfüllen und eine Meldung abschicken. 
Nach Ausfüllen des Hinweisgeber-Formulars erhalten Sie eine Mitteilung, dass die Meldung eingegangen ist. Außerdem erhalten Sie Login-Daten mit deren Hilfe Sie sich anonym im System anmelden können, um mit den Meldestellenbeauftragten zu kommunizieren und Fragen zu beantworten. Dies hilft dem Meldestellenbeauftragten ein bestmögliches Bild über den Vorgang und den Inhalt der Meldung zu erlangen. Spätestens 3 Monate nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen.

Welche Befugnisse hat der Beauftragte der Meldestelle?

Die Meldestellenbeauftragten sind zuständig für die Kommunikation mit dem Hinweisgeber. Nach Eingang der Meldung prüft die interne Meldestelle, ob der sachliche Anwendungsbereich des gemeldeten Verstoßes gemäß § 2 HinSchG vorliegt. Zudem prüft die interne Meldestelle den Hinweis auf Stichhaltigkeit und ersucht ggf. weitere Informationen. Wenn die Untersuchung abgeschlossen ist, leitet die interne Meldestellen Folgemaßnahmen ein, wie weitere interne Untersuchungen, den Verweis an eine zuständige interne Stelle, den Abschluss des Verfahrens oder die Abgabe des Verfahrens an eine bei dem Beschäftigungsgeber zuständige Einheit oder einer zuständigen Behörde.

Welche externen Meldestellen können ebenfalls kontaktiert werden?

Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. 
Es gibt folgende externe Meldestellen:

• Bundesamt für Justiz: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html   
• Bundeskartellamt: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html   
• Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin): https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html   

Unter welchen Voraussetzungen erhalten hinweisgebende Personen Schutz? 

Die hinweisgebende Person ist geschützt, wenn Sie sich an eine interne oder externe Meldestelle gewandt oder Informationen gem. § 32 HinSchG offengelegt hat. Zudem muss die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung einen hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und die Informationen unter den Anwendungsbereich gem. § 2 HinSchG fallen oder zu mindestens ein hinreichender Grund für diese Annahme vorliegen.

Inwiefern äußert sich der Schutz der hinweisgebenden Personen?

Eine hinweisgebende Person kann nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern der Zugriff nicht als solcher eine eigenständige Straftat darstellt. Somit können vertragliche Verpflichtungen, z.B. Verschwiegenheitserklärungen oder Vertraulichkeitsklauseln einer gerechtfertigten Meldung nicht entgegenstehen. 
Zudem sind gegen die hinweisgebende Person gerichtete Repressalien verboten. Repressalien stellen dabei jede Benachteiligung dar, die eine hinweisgebende Person im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erleidet, wie Kündigung, Abmahnung, Nichtbeförderung oder Mobbing. Wenn es zu einer Repressalie gegen den Hinweisgeber kommt, muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Benachteiligung nicht im Zusammenhang mit dem Hinweis steht. 
Wenn dennoch eine Repressalie gegen den Hinweisgeber ausgesprochen wird, besitzt der Hinweisgeber nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen Schadensersatzanspruch.

Sind meine Angaben als Hinweisgeber geschützt?

Als oberste Priorität gilt, dass die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie aller sonstigen in der Meldung genannten Personen gewährleistet ist. Bitte beachten Sie auch, dass der Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes nur dann gilt, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Sobald der hinweisgebenden Person nachgewiesen werden kann, dass sie vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Falschmeldung abgegeben hat, ist diese zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet. Vorsätzlich falsche Angaben können darüber hinaus strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. 
Es müssen der hinweisgebenden Person also tatsächliche Anknüpfungspunkte für die Annahme des Verstoßes vorliegen, beispielsweise, weil Sie den Verstoß selbst wahrgenommen haben oder verlässliche Erkundigungen eingeholt haben. Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst. Benennen Sie deshalb nach Möglichkeit als hinweisgebende Person alle Ihnen zur Verfügung stehenden Beweismittel (z.B. Zeugen, Urkunden, sonstige Unterlagen, Fotodateien o.ä.). 
Zugriff auf die Daten im Meldekanal haben nur die zuständigen Meldestellenbeauftragten.

Wie wird mit meinen Daten als Hinweisgeber umgegangen?

Wir sind uns bewusst, dass es sich bei Daten von Hinweisgebern und deren Meldungen um sehr sensible Daten handelt. Aus diesem Grund haben wir weiterführende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ihre Daten zu schützen. 

Organisatorische Maßnahmen: 

• Berechtigungskonzept 
• Arbeitsanweisungen/Richtlinien 
• Hinweisgeber-Richtlinie 
• Regelmäßige Schulung für die Meldestellenbeauftragten 
• Schulung aller Mitarbeiter und Führungskräfte 
• Dokumentation der eingehenden Hinweise im zugriffsbeschränkten Ordner 
• Löschkonzept 
• Datenschutzfolgenabschätzung 
• Anpassung Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten 
• Meldestellenbeauftragte sind zur Vertraulichkeit verpflichtet 

Technische Maßnahmen: 

• Zugriffsbeschränkungen zu Hinweisgeberschutz-Ordner und Akarion 
• Verschlüsselung der Daten 
• Passwortschutz 
• Unterbindung vom Drittstaatentransfer durch lokale Serverspeicherung 

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht gem. § 11 Abs. 5 HinSchG. Die Dokumentation kann nur länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.