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SmartOffice Programm auf einem Smartphone und einem Tablet dargestellt.

SmartOffice

Organisation und Koordination von Büros und Sitzplätzen

Neuentwicklung einer Anwendung zur Organisation und Koordination von Büros und Arbeitsplätzen. Die Anwendung lässt sich auf verschiedenen Endgeräten ausführen und ermöglicht dadurch eine unkomplizierte Raumbuchung und praktische Platzreservierung.​

Herausforderung

Während der Corona-Pandemie kristallisierte sich heraus, dass viele Mitarbeitende auch in Zukunft dauerhaft im Homeoffice bzw. flexibel arbeiten möchten. Daher wird nicht mehr für jede Person ein eigener Arbeitsplatz in der Firma benötigt. Die verfügbaren Plätze erfordern eine erhöhte Koordination des Personals.​

Die Nutzung der Büroflächen soll für Mitarbeitende durch intelligente digitale Technologien unterstützt werden. Dadurch soll ein kosteneffizientes und nachhaltiges Management ermöglicht werden.​

Kunde
BREDEX GmbH

Team
1 Projektleitung
1 UX/UI Professional
2 Softwareentwickler

Branche
Büromanagement

Projektdauer
05.2021 bis 02.2022

SmartOffice & Raumgestaltung - Persona Ann-Kathrin
User Journey - Raumgestaltung

Methoden

Im Zuge der Neuentwicklung wurden verschiedene Methoden der menschzentrierten Gestaltung durchgeführt, um eine gute User Experience für die Benutzenden im Unternehmen zu erreichen.

Die Anwendung SmartOffice wird bei abgeschlossener Entwicklung von vielen verschiedenen Mitarbeitenden verwendet werden. Um die wichtigsten Unterschiede zwischen den Benutzergruppen festzuhalten, wurden Personas erstellt. ​Die Personas halfen dem Team bei der Konzeption und Entwicklung ein lebhaftes Bild der Nutzenden zu erhalten und entsprechende Anwendungsfälle abzuleiten.​

Um nicht nur ein Bild von den Benutzergruppen zu erhalten, sondern auch das gesamte zukünftige Benutzererlebnis nachzuvollziehen und ein einheitliches Verständnis der Nutzerziele zu vermitteln wurden User Journey Maps zu den jeweiligen Personas erstellt. Eine SOLL-User Journey schafft Motivation im Entwicklungsteam und fördert das Verständnis der Produktvision.

Neben einem Moodboard bei der Ideenentwicklung wurde ein Styleguide entwickelt, der die Spezifizierungen für Farben, Schriften und Zustände der Komponenten enthält, um ein konsistentes Design zu gewährleisten.​

Hauptsächlich wurde sich an das Corporate Design der BREDEX GmbH gehalten, jedoch musste der Raumplan aufgrund der TISAX-Zertifizierung farblich angepasst werden, weshalb dort die Farben Orange und Blau zum Einsatz kamen.​

Nachdem erste Entwürfe entstanden sind, wurden diese mit Mitarbeitenden der BREDEX GmbH durch Usability Tests auf ihre Benutzerfreundlichkeit und Erfüllung der Anforderungen getestet.

Lösung

Für unterschiedliche Nutzerrollen wurden Anwendungsfälle auf unterschiedlichen Endgeräten umgesetzt. Das SmartOffice lässt sich also nicht nur auf Desktops, sondern auch mobilen Endgeräten optimal verwenden.

Neben zugewiesenen festen Arbeitsplätzen und Sharingplätzen gibt es Poolplätze, die im Voraus bequem von zu Hause oder unterwegs gebucht werden können. Dadurch kann die Koordination von Büros und Arbeitsplätzen vereinfacht und ein effizientes Flächenmanagement ​vorgenommen werden. ​

Das SmartOffice wird bei der BREDEX stetig weiterentwickelt. Weitere Funktionalitäten, wie zum Beispiel eine Mitarbeiterliste zur Einsicht aller Mitarbeitenden wurden bereits implementiert, andere Funktionen wie die Buchung anderer Ressourcen wie zum Beispiel Meetingräume, oder Sharingnotebooks sind im SmartOffice zukünftig geplant.

SmartOffice Programm auf einem Smartphone und einem Laptop dargestellt.

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