Digitaler Mietinteressentenbogen
Effiziente Digitalisierung von Mietinteressentenprozessen für gesteigerte Transparenz und Nachhaltigkeit
Der digitale Mietinteressentenbogen ist eine vollständig digitale Abbildung der Qualifizierung von neuen Mietern. Es können datenbasierte Entscheidungen getroffen werden, ohne die Notwendigkeit Informationen manuell zu digitalisieren. Durch eine leichtgewichtige AWS Webanwendung werden Daten durch die Mieter selbst digital erfasst und direkt validiert. Falscheingaben und die damit verbundenen Rückfragen werden reduziert. Es besteht die Möglichkeit Gehaltsnachweise direkt beim Hochladen durch OCR und OMR zu digitalisieren. Das papierlose Büro führt schneller zu den richtigen Mietern.
Herausforderung
Die Hauptmotivation für die Umsetzung dieses Projektes war die Digitalisierung und Vereinfachung der internen Prozesse unseres Kunden. Ziel war es, die Arbeit papierlos zu gestalten und durch den technologischen Fortschritt im Bereich der Digitalisierung die Zufriedenheit der breiten Kundenbasis zu gewährleisten.
Während des Projekts mussten wir einige kundenseitige Probleme lösen. Der Kunde verwendete eine restriktive Firewall, die nur ausgehenden Datenverkehr zuließ.
Methoden/Technologien
Im Anforderungsmanagement setzten wir auf bewährte Methoden zur systematischen Ermittlung und Priorisierung von Anforderungen. Ein nutzerzentriertes Vorgehen war dabei zentrales Element: Durch den Einsatz gezielter Befragungstechniken konnten wir die Bedürfnisse aller Beteiligten präzise erfassen und den Projektumfang sowie den Kontext klar definieren. Technologisch basiert die Lösung auf einer stabilen Architektur und einer Oracle-Datenbank für eine zuverlässige Datenverwaltung. Wir achten darauf Technologien zu nutzen, die eine performante und zukunftssichere Anwendung fördern.
Kunde
Immobilienverwaltung, -verkauf, vermietung
Team
75 Personentage
Branche
Real Estate
Projektdauer
02/2023 – heute
Lösung
Wegen der erwähnten Firewall umfasst unsere Lösung sowohl einen einen internen Dienst als auch einen AWS-Dienst, der die Daten über einen komplexen Polling-Mechanismus innerhalb der Kundenumgebung synchronisiert.
Durch die Umsetzung des Projektes konnten wir für unseren Kunden mehrere Probleme lösen. Nach der erfolgreichen Implementierung können Mietinteressenten nun einfacher verwaltet werden, was zu Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und erhöhter Transparenz führt. Darüber hinaus ist das Unternehmen auf eine vollständige Digitalisierung der Prozesse in der Zukunft vorbereitet.
Unsere Lösung sieht vor, dass nach der Besichtigung einer Immobilie ein Service die Mietinteressent:innen mit AWS synchronisiert. Diese werden dann per E-Mail benachrichtigt und erhalten einen eindeutigen Link, über den sie ihre persönlichen Daten eingeben können. Der Link kann auch mit anderen Vertragspartner:innen geteilt werden, so dass die Daten sukzessive ergänzt werden können. Ist das Formular vollständig ausgefüllt, wird der Datensatz zur weiteren Bearbeitung an den Immobilienverwalter zurückgeschickt.
Hauptnutzer:innen dieser Lösung sind potenzielle Mietinteressent:innen sowie interne Mitarbeiter:innen des Auftraggebers, die für die Bereitstellung der Dienstleistungen verantwortlich sind. Eine Vorentwicklungsphase war nicht notwendig, da wir bereits über umfangreiche Erfahrungen in diesem Bereich verfügen und die notwendigen Bausteine während der Entwicklung identifiziert und integriert haben.
Nach der Umsetzung des Projektes können die Mietinteressent:innen einfach verwaltet und die gesammelten Datensätze weiterverarbeitet werden. So können z.B. Interessent:innen, die im ersten Durchgang nicht berücksichtigt werden konnten, weitere Objekte angeboten werden.
Der Kunde profitiert von der Digitalisierung und zukünftigen Automatisierung, einer Qualitätssteigerung und -sicherung durch digitalisierte Prozesse sowie einer erhöhten Transparenz und Geschwindigkeit in der Prozessabwicklung. Die primäre Einsparung liegt im Zeitaufwand der Endanwender, der durch die digitale Lösung deutlich reduziert wird.
Das Projekt trägt auch zur Nachhaltigkeit bei, indem der Schriftverkehr deutlich reduziert und durch auswertbare Daten eine höhere Transparenz geschaffen wird, die zukünftig zu weiteren Optimierungen führen kann.
Zusammenfassend hat dieses Projekt nicht nur die internen Prozesse des Kunden digitalisiert und optimiert, sondern auch unsere Expertise in der Immobilienbranche und im Umgang mit technischen Herausforderungen gestärkt.