Neue Pflicht, neue Chancen: Was Sie jetzt zur E-Rechnung wissen sollten
Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland empfangen zu können. Wer noch nicht alle Prozesse angepasst hat, sollte jetzt handeln. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen, klären Begrifflichkeiten und zeigen, worauf es jetzt in der Praxis ankommt.
Neue Pflicht, neue Chancen: Was Sie jetzt zur E-Rechnung wissen sollten:
1. Gesetzliche Grundlage: Das Wachstumschancengesetz
Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland verbindlich geregelt. Damit folgt Deutschland dem Beispiel zahlreicher EU-Mitgliedstaaten und Drittländer, die die E-Rechnung längst als Standard im Wirtschaftsverkehr etabliert haben. Ziel ist es, die Digitalisierung voranzutreiben, Prozesse zu vereinfachen und die Transparenz zu erhöhen.
2. PDF-Rechnung? Noch erlaubt, aber nicht zukunftsfähig!
PDF-Dateien galten bis Ende 2024 als gängige Formate für elektronische Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen jedoch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im Sinne der europäischen Norm EN 16931 empfangen zu können. Diese Norm definiert, welche Anforderungen an Aufbau und Inhalt einer E-Rechnung gestellt werden, um eine automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
Wichtig: Die reine Übermittlung eines PDFs gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Solche Formate werden als sogenannte “sonstige Rechnungen” klassifiziert und sind für die ab 2027 bzw. 2028 verpflichtende Ausstellung nicht ausreichend.
Die gängigen und in Deutschland anerkannten Formate für echte E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Auch das internationale Format Factur-X ist zulässig, sofern es die Anforderungen der EN 16931 erfüllt.
3. XML-Datei – Rechnung oder Risiko?
Für viele ist das Thema E-Rechnung noch neu – und eine XML-Datei im Anhang kann auf den ersten Blick verwirren. Ist das ein Virus? Oder eine Rechnung? Hier ist Aufklärung gefragt!
Tatsächlich ist die XML-Datei das Herzstück der neuen E-Rechnung. Sie enthält alle relevanten Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dadurch entfällt der Medienbruch und die Daten können direkt in die Systeme übernommen werden.
Verwendet der Rechnungsaussteller ein hybrides Format wie ZUGFeRD 2.0.1, ist die Rechnung sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar. Zusätzliche Visualisierungsprogramme sind dann nicht mehr erforderlich.
4. Was genau hat sich seit dem 1. Januar 2025 geändert?
- Pflicht zur Entgegennahme: Seit dem 01.01.2025 besteht die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland).
- Rechnungsstellung möglich, aber freiwillig: Ebenfalls seit dem 01.01.2025 ist die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze möglich – die Zustimmung der empfangenden Partei ist nicht erforderlich.
- Stufenweise Einführung der Ausstellungspflicht: • Ab 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800.000 Euro • Ab 01.01.2028: Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich
- Nicht betroffen: Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €), Fahrausweise, B2C-Umsätze und steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8–29 UStG
- Unverändert: Die inhaltlichen Anforderungen an Rechnungen bleiben gleich (z. B. für den Vorsteuerabzug).
5. Was bedeutet das konkret für Unternehmen?
Die neue Pflicht bringt nicht nur Anforderungen, sondern auch Chancen: Durch den digitalen Rechnungsprozess lassen sich Kosten senken, Fehler vermeiden und Abläufe automatisieren.
Damit die Umstellung gelingt, sind folgende Maßnahmen entscheidend:
- Technische Empfangsbereitschaft sicherstellen: Ein zentrales E-Mail-Postfach, sichere Schnittstellen und ein Plan zur Archivierung sind essenziell.
- Software und Tools prüfen: Der strukturierte Teil der E-Rechnung (XML) muss unverändert gespeichert werden können.
- Mitarbeitende informieren: XML-Dateien sind kein Grund zur Panik – Aufklärung und einfache Visualisierungslösungen helfen bei der Einführung.
- Archivierung beachten: Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform zehn Jahre im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
6. Fazit: Gut informiert, besser vorbereitet
Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Auch wenn die Umstellung mit Aufwand verbunden ist, öffnet sie zugleich die Tür für modernere, schnellere und fehlerfreie Prozesse.
Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre internen Abläufe zu prüfen und die Weichen frühzeitig richtig zu stellen. Denn wer vorbereitet ist, profitiert langfristig.
Bleiben Sie informiert – wir halten Sie über weitere Entwicklungen zur E-Rechnung auf dem Laufenden.
Autorin
Sophie Powierski
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