Sicherstellung der Prozesskonformität durch Übereinstimmungsprüfung
Conformance Checking ist eine Methode, die darauf abzielt, die tatsächlichen Abläufe von Geschäftsprozessen mit definierten Referenzmodellen zu vergleichen. Diese Referenzmodelle stellen idealisierte, optimierte oder vordefinierte Abläufe dar, die in einer Organisation befolgt werden sollten. Das Ziel des Conformance Checking ist es, Abweichungen zu identifizieren, die entweder auf ineffiziente Praktiken, Fehler oder potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten hinweisen.
Conformance Checking – was ist das?
Wie funktioniert Conformance Checking?
1. Erstellung des Referenzmodells:
Zu Beginn des Conformance Checking muss ein Referenzmodell vorhanden sein, das den idealen oder gewünschten Prozessablauf darstellt. Dieses Modell basiert häufig auf Best Practices, regulatorischen Anforderungen oder unternehmensinternen Standards.
2. Erhebung der Ist-Prozesse:
Mit Hilfe von Process Discovery werden die tatsächlichen Prozesse, wie sie in der Realität ablaufen, aus den Systemdaten extrahiert und visualisiert. Diese tatsächlichen Prozesse können von den dokumentierten Prozessen abweichen.
3. Vergleich von Ist- und Soll-Prozessen:
Im Conformance Checking werden die aufgezeichneten Ist-Prozesse mit den Referenzmodellen verglichen. Dabei kommen spezielle Algorithmen und Tools zum Einsatz, die in der Lage sind, Abweichungen zu erkennen und zu klassifizieren.
4. Identifizierung von Abweichungen
Der Vergleich offenbart Unterschiede zwischen den tatsächlichen und den idealen Prozessen. Diese Abweichungen können unterschiedliche Ursachen haben, wie zum Beispiel:
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Unnötige Prozessschritte: Schritte, die nicht im Referenzmodell vorgesehen sind und möglicherweise die Effizienz beeinträchtigen.
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Fehlende Prozessschritte: Schritte, die im Referenzmodell vorgesehen, aber in der Praxis nicht durchgeführt wurden.
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Reihenfolgeabweichungen: Unterschiede in der Abfolge der Prozessschritte.
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Regelverstöße: Prozesse, die gegen interne oder externe Regeln oder Standards verstoßen.
5. Analyse und Interpretation:
Die erkannten Abweichungen werden analysiert, um deren Ursachen zu verstehen. Es kann sich herausstellen, dass bestimmte Abweichungen gerechtfertigt oder sogar vorteilhaft sind, während andere auf Probleme hinweisen, die behoben werden müssen.
6. Optimierung:
Basierend auf den Ergebnissen des Conformance Checkings können Maßnahmen zur Prozessoptimierung ergriffen werden. Dies kann die Anpassung des Referenzmodells, die Schulung der Mitarbeiter oder die Einführung neuer Technologien zur Prozessautomatisierung umfassen.
Warum ist Conformance Checking wichtig?
Conformance Checking ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Prozesskonformität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Betriebsprozesse eines Unternehmens effizient und regelkonform ablaufen. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Abläufe kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern, was insbesondere in stark regulierten Branchen von großer Bedeutung ist.
Durch die regelmäßige Übereinstimmungsprüfung können Unternehmen:
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Qualitätssicherung betreiben, indem sie sicherstellen, dass Prozesse den festgelegten Standards entsprechen.
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Compliance-Risiken minimieren, indem sie Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben frühzeitig erkennen.
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Effizienzpotenziale identifizieren, indem sie unnötige oder ineffiziente Prozessschritte aufdecken.
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Kundenzufriedenheit steigern, indem sie sicherstellen, dass Prozesse reibungslos und konsistent ablaufen.
3. Fazit
Conformance Checking ist ein essenzieller Schritt im Rahmen der Prozessoptimierung, der nach der Prozessentdeckung durch Process Discovery durchgeführt wird. Es ermöglicht Unternehmen, Abweichungen zwischen den tatsächlichen und den idealen Prozessen zu identifizieren und entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten. In einer Welt, in der Effizienz und Compliance entscheidend sind, bietet Conformance Checking eine wertvolle Möglichkeit, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und die Einhaltung von Standards sicherzustellen. Unternehmen, die diese Methode nutzen, sind besser gerüstet, um in einem wettbewerbsintensiven und regulierten Umfeld erfolgreich zu sein.
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