Process Discovery, auch als Prozessentdeckung bekannt, ist eine Methode, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Betriebsprozesse besser zu verstehen und zu optimieren. Insbesondere in Organisationen, in denen zahlreiche digitale Anwendungen genutzt werden, können Prozesse komplex und undurchsichtig werden. Diese Anwendungen arbeiten oft in sogenannten “Datensilos”, also in abgeschlossenen Systemen, die keine oder nur begrenzte Daten mit anderen Anwendungen teilen. Dies führt zu Datenbrüchen und Ineffizienzen, die die Gesamtleistung eines Unternehmens beeinträchtigen können.
Process Discovery nutzt die vorhandenen Daten in diesen Anwendungen, um Transparenz in diese Prozesse zu bringen. Dabei handelt es sich um einen Teilbereich des Process Minings, der darauf abzielt, Geschäftsprozesse auf Basis von digitalen Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und sichtbar zu machen.
Process Discovery – der erste Teilbereich beim Process Mining
1. Wie funktioniert Process Discovery?
1. Datenerhebung:
Der erste Schritt im Process Discovery ist die Erhebung von Daten der Unternehmen aus den verschiedenen IT-Systemen. Diese Daten umfassen Logfiles, Transaktionsdaten, Zeitstempel und alle anderen relevanten Informationen, die auf die Durchführung eines Prozesses hindeuten.
2. Datenintegration:
Da die Daten oft in verschiedenen Systemen und Formaten vorliegen, müssen sie im Process Discovery zunächst integriert und aufbereitet werden. Dabei geht es darum, die Daten aus den unterschiedlichen Datensilos zusammenzuführen und in eine einheitliche Struktur zu bringen.
3. Prozessmodellierung:
Mithilfe von Algorithmen wird aus den integrierten Daten im Process Discovery ein Prozessmodell erstellt. Dieses Modell zeigt, wie die Prozesse tatsächlich ablaufen, welche Schritte in welcher Reihenfolge durchgeführt werden und wo Abweichungen oder ineffiziente Schleifen auftreten.
4. Analyse:
Im nächsten Schritt im Process Discovery wird das Modell analysiert, um Engpässe, Verzögerungen oder ungenutzte Ressourcen zu identifizieren. Oft zeigt die Analyse, dass bestimmte Schritte unnötig sind oder dass Datenbrüche zwischen verschiedenen Anwendungen zu Verzögerungen führen.
5. Optimierung:
Basierend auf der Analyse können Maßnahmen zur Prozessoptimierung ergriffen werden. Dies könnte die Automatisierung bestimmter Prozessschritte, die Verbesserung der Datenschnittstellen oder die Schulung der Mitarbeitenden beinhalten.
2. Die Bedeutung von Process Discovery für Unternehmen
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit Process Discovery können Unternehmen einen genauen Einblick in ihre Geschäftsprozesse gewinnen und datenbasierte Entscheidungen treffen, um Ineffizienzen zu beseitigen. Dies führt nicht nur zu einer besseren Ressourcennutzung, sondern auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit, da Prozesse reibungsloser und schneller ablaufen.
Zudem hilft Process Discovery dabei, verborgene Prozesse aufzudecken, die nicht immer den dokumentierten oder idealen Prozessen entsprechen. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, die stark regulierten Branchen angehören oder komplexe Lieferketten verwalten müssen.
3. Fazit
Process Discovery ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre digitalen Transformationsziele erreichen wollen. Durch die detaillierte Analyse und Visualisierung von Prozessen werden Engpässe und Ineffizienzen aufgedeckt, die sonst unbemerkt bleiben könnten. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und sich in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld zu behaupten. Process Mining und speziell Process Discovery sind daher zentrale Bestandteile moderner Geschäftsprozessoptimierung und Prozessumgestaltung.
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